Met meerdere mensen tegelijk in één Excel-bestand werken
Dit is de vraag waar de meeste gedeelde bestanden op stuklopen. Het antwoord is niet simpelweg ja of nee: het hangt af van waar het bestand staat en met welke Excel u werkt.
Wat wel werkt: medeauteurschap in de cloud
Staat het bestand in OneDrive of SharePoint en werkt iedereen met Microsoft 365, dan kunt u met meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken. U ziet elkaars cursor en wijzigingen komen binnen terwijl u typt.
Dit is de enige vorm die echt bedoeld is voor samen werken. Werkt één iemand in een oudere versie van Excel of opent iemand het bestand vanaf een netwerkschijf, dan valt dat voor iedereen terug op het oude gedrag.
Wat misgaat op een netwerkschijf
Ligt het bestand op een gedeelde map of NAS, dan geldt: wie het als eerste opent, mag schrijven. De tweede krijgt de melding dat het vergrendeld is en kan alleen als alleen-lezen verder, of maakt (en dat gebeurt in de praktijk) een kopie op zijn bureaublad met het plan die later samen te voegen. Dat samenvoegen gebeurt zelden.
De oude functie Werkmap delen bestaat nog, verstopt in de instellingen, maar Microsoft raadt hem zelf af. Hij kan geen tabellen, geen voorwaardelijke opmaak en geen draaitabellen aan, en bij gelijktijdige wijzigingen moet iemand met de hand kiezen welke versie wint.
Waar u aan merkt dat u de grens bereikt hebt
Niet aan een foutmelding, maar aan gewoontes die het team ontwikkelt om eromheen te werken:
- er wordt gebeld of geappt om te vragen of iemand het bestand wil sluiten
- één persoon verzamelt de wijzigingen van de anderen en verwerkt ze
- er bestaat een afspraak wie 's ochtends en wie 's middags in het bestand mag
- niemand weet zeker of het bedrag dat hij ziet nog het laatste bedrag is
Dat zijn geen Excel-problemen meer. Dat is een organisatie die om haar gereedschap heen werkt.
Wat het alternatief is
Zodra meerdere mensen tegelijk gegevens moeten bijhouden, hoort de gegevensopslag los te staan van de weergave. Dat is precies het verschil tussen een spreadsheet en een applicatie: iedereen werkt in hetzelfde systeem, maar niemand werkt in hetzelfde bestand. Wijzigingen zijn direct voor iedereen zichtbaar, en wie wat wanneer veranderde is terug te zien.
Werkt u met twee of drie mensen incidenteel in hetzelfde bestand, dan is medeauteurschap in OneDrive prima. Zit uw dagelijkse administratie erin en werken er meer mensen mee, dan blijft u tegen dezelfde muur aanlopen.
Over dit artikel
Geschreven door Appsolutions, een Amsterdams softwarebedrijf dat Excel- en FileMaker-oplossingen herbouwt als cloudapplicatie: dezelfde werkwijze en gegevens, voortaan in de browser, met meerdere mensen tegelijk. Wilt u weten hoe ingewikkeld uw werkmap eigenlijk is? De analyse is gratis en uw bestand wordt niet bewaard.