Excel-bestand traag geworden: waarom het gebeurt en wat u eraan doet
Een werkmap die jarenlang prima werkte, doet er ineens twintig seconden over om te openen. Meestal is er niet één schuldige maar een optelsom. Dit zijn de oorzaken in volgorde van hoe vaak we ze tegenkomen.
Formules die de hele kolom doorrekenen
De meest voorkomende oorzaak is een formule die naar een volledige kolom verwijst: A:A in plaats van A2:A5000. Excel rekent dan telkens ruim een miljoen cellen door, ook de lege. Eén zo'n formule merkt u niet; duizend regels met zo'n formule wel.
Hetzelfde geldt voor VERT.ZOEKEN over een groot bereik, en voor functies die bij elke wijziging opnieuw berekend worden, zoals NU(), VANDAAG(), INDIRECT() en VERSCHUIVING(). Die laatste twee dwingen een herberekening af van alles wat ervan afhangt.
Wat u kunt doen: vervang verwijzingen naar hele kolommen door een begrensd bereik, en kijk of u VERT.ZOEKEN kunt vervangen door INDEX met VERGELIJKEN. Zet desnoods de berekening tijdelijk op handmatig (Formules → Berekeningsopties) om te voelen hoeveel van de traagheid uit het rekenwerk komt.
Opmaak over cellen die niet gebruikt worden
Als iemand ooit een hele kolom selecteerde en er een randje of kleurtje op zette, bewaart Excel die opmaak voor elke cel afzonderlijk. Het bestand groeit dan tot tientallen megabytes zonder dat er gegevens bij zijn gekomen.
U herkent het hieraan: druk op Ctrl+End. Springt de cursor naar rij 100.000 terwijl uw gegevens bij rij 800 ophouden, dan is dit uw probleem.
Wat u kunt doen: selecteer alle rijen onder uw gegevens tot aan het einde, verwijder ze echt (rechtermuisknop → Verwijderen, niet alleen de inhoud wissen), doe hetzelfde met de kolommen rechts, sla op en sluit het bestand. Pas na opnieuw openen is de winst zichtbaar.
Koppelingen naar andere werkmappen
Verwijst uw bestand naar andere bestanden, dan probeert Excel die bij het openen te bereiken. Staan ze op een netwerkschijf of in een gedeelde map, dan wacht u op het netwerk. Is een bestand verplaatst of hernoemd, dan wacht u op een time-out en krijgt u daarna een melding over bijwerken.
Wat u kunt doen: Gegevens → Koppelingen bewerken laat zien welke er zijn en of ze nog kloppen. Koppelingen die u niet meer nodig hebt kunt u verbreken; de laatst opgehaalde waarden blijven dan als vaste getallen staan.
Het bestand is eigenlijk een database geworden
De vierde oorzaak is geen fout maar een grens. Excel is gebouwd om te rekenen, niet om duizenden records van meerdere mensen tegelijk bij te houden. Vanaf ruwweg tienduizenden rijen met formules erover merkt u dat bij alles: openen, sorteren, filteren, opslaan.
Herkent u een of meer van deze punten, dan is dat het echte signaal:
- hetzelfde tabblad bestaat per jaar, per klant of per vestiging
- niemand durft nog een kolom in te voegen
- er is één iemand die weet hoe het werkt
- er circuleren versies met namen als definitief_v3_JW.xlsx
De eerste drie oorzaken lost u zelf op, en dat scheelt vaak flink. Bij de vierde helpt opschonen niet meer: dan vraagt het bestand iets wat een spreadsheet niet kan geven.
Over dit artikel
Geschreven door Appsolutions, een Amsterdams softwarebedrijf dat Excel- en FileMaker-oplossingen herbouwt als cloudapplicatie: dezelfde werkwijze en gegevens, voortaan in de browser, met meerdere mensen tegelijk. Wilt u weten hoe ingewikkeld uw werkmap eigenlijk is? De analyse is gratis en uw bestand wordt niet bewaard.