Excel-bestand is vergrendeld door een andere gebruiker
U opent een bestand en Excel meldt dat het in gebruik is door iemand anders: soms met een naam die niets zegt, soms zonder naam, en soms terwijl er aantoonbaar niemand in werkt. Dit is wat er onder de motorkap gebeurt.
Waar de melding vandaan komt
Zodra iemand een bestand op een gedeelde locatie opent, zet Excel er een verborgen hulpbestand naast met dezelfde naam, voorafgegaan door een tilde en een dollarteken: ~$begroting.xlsx. Daarin staat wie het bestand geopend heeft. Sluit die persoon het bestand netjes, dan verdwijnt het hulpbestand.
Gaat het sluiten niet netjes (Excel loopt vast, de laptop klapt dicht, de verbinding met de schijf valt weg), dan blijft dat hulpbestand achter. Excel leest het vervolgens uit en meldt dat het bestand in gebruik is, ook al zit er niemand meer in.
Wat u er nu aan kunt doen
Controleer eerst of de genoemde persoon het bestand echt nog open heeft; vaak is dat gewoon zo. Is dat niet het geval, loop dan dit af:
- Laat iedereen het bestand sluiten en wacht een minuut. Bij netwerkschijven wordt de vergrendeling niet altijd meteen vrijgegeven.
- Zet in Verkenner of Finder verborgen bestanden aan en kijk of er een
~$-bestand naast staat. Zit er niemand meer in het bestand, dan kunt u dat weghalen. - Bij een Windows-server kan een beheerder in Computerbeheer → Gedeelde mappen → Geopende bestanden zien wie er werkelijk een slot op heeft, en dat sluiten.
- Staat het bestand in OneDrive of SharePoint en blijft de melding hangen, kijk dan bij de versiegeschiedenis: daar ziet u of er nog wijzigingen binnenkomen of dat het bestand stilligt.
Waarom het steeds terugkomt
Deze melding is geen storing maar een ontwerpkeuze. Een Excel-bestand is één bestand, en één bestand kan maar door één persoon tegelijk beschreven worden. Hoe meer mensen ermee werken en hoe vaker ze het openen, hoe vaker het misgaat, en hoe groter de kans dat iemand een kopie maakt om toch door te kunnen.
Die kopieën zijn het werkelijke risico. Niet de melding, maar de twee versies die erna naast elkaar bestaan en waarvan later niemand meer weet welke klopte.
Het weghalen van een achtergebleven hulpbestand lost het geval van vandaag op. Komt de melding wekelijks terug, dan is het bestand simpelweg door te veel mensen in gebruik voor wat een spreadsheet aankan.
Over dit artikel
Geschreven door Appsolutions, een Amsterdams softwarebedrijf dat Excel- en FileMaker-oplossingen herbouwt als cloudapplicatie: dezelfde werkwijze en gegevens, voortaan in de browser, met meerdere mensen tegelijk. Wilt u weten hoe ingewikkeld uw werkmap eigenlijk is? De analyse is gratis en uw bestand wordt niet bewaard.